Como organizar a recepção da clínica: aprenda com 4 dicas

A recepção da clínica merece um cuidado todo especial por parte dos médicos ou administradores do negócio. Afinal, estamos falando do ambiente onde o público receberá informações importantes sobre o seu prontuário e aguardará para ser atendido.

Por vezes, essa espera será maior que o desejado pelo paciente, podendo ultrapassar o limite do razoável. É natural que seja assim, pois imprevistos acontecem em qualquer tipo de serviço. Tal condição só reforça a necessidade de estruturar um ambiente de forma a proporcionar conforto e um bom atendimento.

Pensando nisso, reunimos no post de hoje 4 dicas sobre como organizar a recepção da clínica. Não deixe de conferir!

1. Otimização do atendimento

O mínimo que se espera do atendimento em qualquer recepção é a apresentação de informações precisas sobre o serviço ali prestado. No caso de clínicas médicas, essas informações dizem respeito a agendamento de consultas, a especialidades dos médicos e o acesso a receitas e exames.

Tudo parece muito simples. Porém, existem centenas de maneiras de falhar nesse sentido. A mais comum delas são as famosas informações desencontradas.

Estamos falando daquela consulta marcada para hoje, mas que, na verdade, teve que ser remarcada por não “caber” na agenda do médico. Ou, ainda, o plano de saúde que, em tese, seria aceito na clínica, mas já não há contrato em vigência.

Todas essas categorias de falhas e imprecisões no atendimento não podem acontecer, pois representam uma perda terrível de credibilidade para a clínica frente a seu público.

O ideal, portanto, é investir em um bom treinamento de pessoal a fim de alinhar todos os processos de trabalho da clínica. Além disso, a informatização de prontuários e agendamentos também pode contribuir muito para a otimização do atendimento.

2. Segmentação da clínica

Uma situação impensável — mas que acontece — é a centralização de diferentes etapas do serviço de atendimento e administração da clínica na recepção, como entrega de exames, ambientes de espera e, até mesmo, setores ligados à administração.

Isso porque uma recepção sempre lotada não causa uma boa impressão e pode atrapalhar o andamento das atividades de atendimento ao público. O ideal, portanto, é a segmentação da clínica em vários ambientes, deixando a recepção “livre”.

Você pode, por exemplo, destinar uma sala apenas para atividades administrativas. Outra somente para entrega de exames e receitas. Separe também um ambiente apenas para as pessoas aguardarem o atendimento tranquilamente, sem barulho ou grande trânsito de pessoas.

3. Investimento em infraestrutura

Conforto e boa infraestrutura valorizam muito a recepção da clínica. Nesse sentido, podemos ressaltar algumas iniciativas que merecem ser implementadas:

  • mobílias novas e integradas à decoração;

  • cadeiras e sofás confortáveis;

  • ambiente sempre limpo;

  • oferta de opções de entretenimento e distração, como revistas, rede WiFi e TV;

  • água, café e biscoitos à vontade.

4. Conheça a opinião dos pacientes

Mais do que levar em consideração todas as dicas citadas até agora, você deve ouvir a opinião dos seus pacientes. Essa, na verdade, é a chave do sucesso para o desenvolvimento de qualquer negócio.

Na prática, isso significa conhecer o seu público para atendê-lo naquilo que for possível e, assim, conquistar a fidelização. Existem vários canais de comunicação que podem ajudá-lo nesse sentido, como formulários do tipo “reclame aqui ou faça um elogio” e a presença constante nas redes sociais.

Redes sociais? Claro! Atualmente, todo negócio deve investir em presença digital a fim de conferir autoridade à marca e permanecer mais próximo a seus clientes. Para as clínicas médicas a situação não seria diferente.

Ao falarmos sobre como organizar a recepção da clínica, destacamos a necessidade de treinar seu pessoal, não é mesmo? Para que possa se aprofundar nesse tema, convidamos você a ler mais este artigo do nosso blog que mostra sobre como delegar tarefas e dar autonomia para a sua equipe.

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