CT-e e NFS-e: 4 dicas práticas para organizar os documentos fiscais

Os documentos fiscais, como CT-e e NFS reregistram as operações de venda, contratação de serviços e o pagamento das obrigações tributárias . Por isso, é necessário que os métodos de organização estejam em dia.

Embora os arquivos XML sejam transmitidos entre fornecedores, clientes e órgãos fiscalizadores de maneira eletrônica, ainda existe a possibilidade de consulta das versões em papel.

Para garantir o fácil acesso e otimizar a consulta, este artigo propõe dicas e recomendações que podem ser implementadas com simplicidade em seu empreendimento.

Continue a leitura e saiba mais sobre o assunto.

Qual a diferença entre CT-e e NFS-e?

É comum que haja dúvidas sobre qual documento deve ser emitido para acobertar o frete. Afinal, trata-se da prestação de um serviço, o que normalmente utiliza a NFS-e.

Para esclarecer, o CT-e registra operações intermunicipais e interestaduais, a nota fiscal de serviço cobre a circulação de produtos somente dentro do território da mesma cidade.

A tributação também é diferente, pois o conhecimento de transporte recolhe o ICMS e a NFS-e tributa o Imposto Sobre Serviços de Qualquer Natureza (ISS).

Quais são os documentos emitidos para o transporte de cargas?

  • Nota fiscal eletrônica(NF-e): documento obrigatório em transações de compra e venda de produtos;
  • documento auxiliar de nota fiscal eletrônica (DANFE): representação em papel da NF-e. Sua função é acompanhar a carga durante o transporte;
  • Nota Fiscal de Serviço Eletrônica (NFS-e): é utilizada para descrever a prestação de serviços, inclusive de frete, na espera municipal;
  • conhecimento de transporte eletrônico(CT-e): corrobora a contratação de um serviço de frete;
  • documento auxiliar de conhecimento de transporte eletrônico (DACTE): versão impressa do CT-e. Serve para acompanhar a carga e comprovar a prestação do serviço de frete;
  • manifesto eletrônico de documentos fiscais(MDF-e): registra múltiplas notas fiscais e conhecimentos de transporte em um único veículo;
  • documento Auxiliar do Manifesto Eletrônico de Documentos Fiscais(DAMDFE): também acompanha a mercadoria e facilita a fiscalização.

Como colocar em prática a organização dos documentos fiscais?

Para que a sua empresa opere dentro da legalidade, não basta realizar o credenciamento na Receita Federal e emitir os documentos necessários para os serviços de frete.

É necessário, também, registrar e organizar os arquivos eletrônicos para consulta, eventuais auditorias e prestações de contas.

1. Utilize arquivamento na nuvem

Os arquivos em papel perderam espaço dentro das companhias devido à necessidade de disponibilizar locais adequados para o seu armazenamento. Com isso, uma solução tem sido adotada com sucesso e economia em diversos empreendimentos.

O arquivamento na nuvem elimina a necessidade de servidores dedicados ao armazenamento das versões digitais. As principais vantagens são o espaço ilimitado, a facilidade de acesso e o baixo custo.

2. Conte com sistemas de informação

Para acessar as informações guardadas, é fundamental que o método de arquivamento seja racionalizado. Por exemplo, o nome do arquivo pode conter a natureza do documento fiscal, seja uma NF-e ou um CT-e, seguida da data de emissão.

Assim, cabe ao gestor parametrizar o sistema aplicado para a forma que for mais conveniente.

3. Automatize a emissão de documentos fiscais

Uma das formas de acelerar e garantir a precisão dos documentos emitidos é contar com softwares desenvolvidos com esse intuito. É ideal que as notas fiscais sejam separadas por período e depois subdivididas por cliente e por pedido.

Por fim, avalie a sua empresa de maneira objetiva e busque identificar oportunidade de melhorias na organização dos arquivos referentes ao CT-e e NFS-e. Como resultado, é possível implementar novas soluções, simplificar processos e economizar recursos financeiros.

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Sobre a autora:

Carolini Camargo é redatora e coordenadora de marketing na empresa Bsoft Internetworks, empresa especializada em desenvolvimento de softwares para transportadoras. No mercado há 12 anos e com uma carteira de mais de 11 mil empresas, a Bsoft é líder nacional no segmento. Conheça mais através do site e blog da Bsoft.

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